Vorteile für den Kunden, ein Beispiel

Anhand eines Beispiels möchte ich verdeutlichen, wie Mehrwert für die Kunden durch die Inanspruchnahme der jterms-Dienstleistungen im Individuallösungsgeschäft entstehen kann. Wer den ganzen Text nicht lesen mag, kann auch direkt zu der Auflösung springen.

Stellen wir vor, es gibt ein typisches Mittelstandsunternehmen aus Medienbranche, dessen etwa 200 Mitarbeiter direkt bei Kunden auf Time-&-Material-Basis, bzw. in Festpreisprojekten tätig sind. Zusätzlich vermittelt das Unternehmen weitere 70 Freiberufler in die Kundenprojekte. Für das Rechnungswesen des Unternehmens sollen die Mitarbeiter (und Freiberufler) ihre Zeiten erfassen und am Monatsende an die Rechnungserstellung, bzw. Projektüberwachung abgeben. Die Erfassung erfolgt mittels zwei Excel-Sheets, welche die Assistenzen (insgesamt 6) an die von ihnen betreuende Mitarbeiter am Monatsbeginn abschicken. Die Excel-Sheets bestehen zum Einen aus einer Stammdatei, die die Liste mit aktuellen Mitarbeitern und Projekten enthält und zum Zweiten aus einer Zeiterfassungsdatei, die die Mitarbeiter pflegen. Die zweite Datei ist von der ersten abhängig, denn sie nutzt die dort vorhandenen Stammdaten für die Mitarbeiter- und Projektzuordnung. Die Assistenzen stellen sicher, dass die von Mitarbeitern erfassten Zeiten keine Fehler aufweisen und zeitnah abgegeben wurden. Danach können die von den Assistenzen gesammelten Zeiten im Excel-Format in Rechnungen überführt und zur Projekt-, bzw. Unternehmenssteuerung weitergegeben werden.

Aufgrund eines starken Wachstums des Unternehmens (mehr Projekte und mehr Mitarbeiter), werden zunehmend mehrere Probleme sichtbar, die am meisten auf der Seite der Assistenzen auftreten:

1. Pflege der Stammdatei an mehreren Stellen und durch mehrere Personen verursacht Inkonsistenzen auf der Ebene der Projekt- und Mitarbeiterzuordnung.

2. Durch steigende Anzahl der Mitarbeiter werden die Assistenzen dermaßen am Monatsende mit der Überprüfung der abgegebenen Zeiten ausgelastet, dass sie nicht ihren normalen Tätigkeiten nachgehen können.

3. Es entstehen Verzögerungen bei der Rechnungserstellung, so dass die Rechnungen erst verspätet den Kunden gestellt werden.

4. Es entstehen Rechnungen, die aufgrund von Unachtsamkeit, die durch Auslastung und Zeitdruck verursacht ist, falsche Forderungen enthalten (etwa sechs Prozent aller Rechnungen im Monat).

Die Ursache für die erwähnten Probleme im oben beschriebenen Prozess, liegt vor Allem in den Medienbrüchen und den vielen manuellen Tätigkeiten, die zur Schließung der Brüche notwendig sind.

Die Geschäftsführung hat erkannt, dass es im Zeiterfassungs- und Rechnungserstellungsprozess ein dringender Verbesserungsbedarf herrscht und hat beschlossen, den prozentualen Anteil der falschen Rechnungen durch die Beseitigung von Medienbrüchen auf unter ein Prozent zu drücken.

Nach dem verschiedene, am Markt vorhandene, Zeiterfassungssysteme evaluiert wurden, wurde beschlossen, ein eigenes System zur Zeiterfassung und automatischen Rechnungserstellung entwickeln zu lassen, da die evaluierte Systeme den Anforderungen nicht entsprochen haben. Nach der Ausschreibung standen drei Festpreisangebote zur Auswahl, die die Projektverantwortlichen näher untersucht haben:

1. Herstellung eines Zeiterfassungssystems mit integrierten Anbindung an das Rechnungswesen mit fünf involvierten Personen in vier Monaten zum Preis von 350.000 Euro vom Anbieter A

2. Umsetzung des Systems in zwei Stufen mit insgesamt vier involvierten Personen vom Anbieter B. Die erste Stufe beinhaltet das Erstellen des Zeiterfassungssystems und Export der Daten im CSV-Format in drei Monaten für 250.000 Euro. Die zweite Stufe beinhaltet Anbindung an das Rechnungswesen und automatisches Erstellen der Rechnungen mit drei Personen innerhalb von zwei Monaten für 120.000 Euro.

3. Umsetzung des Systems auf jterms-Basis mit zwei involvierten Personen in zwei Stufen. Die erste Stufe beinhaltet die Umsetzung eines Prototyps mit minimalen Anforderungen zur Zeiterfassung innerhalb von fünf Tagen auf Kosten von jterms (Proof-of-Concept). Die zweite Stufe beinhaltet die Integration des jterms-basierten Systems in die bestehende Infrastruktur des Unternehmens und automatische Erstellung der Rechnungen in zwei Monaten für 95.000 Euro.

Nach einem umfangreichen Auswahlverfahren haben sich die Projektverantwortlichen aus Kosten- und Projektlaufzeitgründen, aber auch wegen der erfolgreichen Umsetzung des Proof-of-Concept, sich für das jterms-Angebot entschieden.

Der neue Zeiterfassungs- und Rechnungserstellungsprozess hat sich nach dem Projektabschluss signifikant verändert: Die Stammdaten und Mitarbeiterzuweisung zu den Projekten erfolgt an einer zentralen Stelle durch Assistenzen, die Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten auf die ihnen zugewiesene Projekte, die Zeiten werden automatisch in Rechnungen umgewandelt. Im Falle einer Verzögerung (z.B. Zeiterfassung durch Mitarbeiter) greifen Eskalationsmechanismen zu und verhindern somit die verspätete Freigabe der Zeiten.

Nach der Umsetzung des Gesamtprojektes durch jterms ist der Anteil der fehlerhaften Rechnungen auf etwa 0,6 Prozent zurückgegangen. Die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit hat sich verbessert, da die Rechnungen nun pünktlich und fehlerfrei eintrafen und für die Mitarbeiter der Zeiterfassungs- und Prüfungsaufwand erheblich gesunken ist.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass in diesem fiktiven Fall (der durchaus realistische Hintergründe hat) an folgenden Stellen Mehrwert für den jterms-Kunden entstanden ist:

• Deutliche Prozessverbesserung von fast 1.000 Prozent (Fehlerquote von 6 auf 0,6 Prozent gesunken)

• Steigerung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit

• Entlastung der Assistenzen und Steigerung der Kapazitäten

• Etwa 220 Prozent Zeitersparnis in der Projektdurchführung im Vergleich zu den zwei anderen Angeboten

• Etwa 360 Prozent Kostenersparnis im Vergleich zu den zwei anderen Angeboten

Die Geschäftsführung hat erkannt, dass die vergleichbare Prozessverbesserung unter niedrigen Kosten und kurzen Projektlaufzeiten durch jterms-Dienstleistungen auch in anderen Unternehmensbereichen zu erzielen ist, und hat beabsichtigt, das Zeiterfassungssystem zu einem Projektsteuerungssystem auszubauen. Damit sind weitere Aufträge des gleichen Kunden an jtrems denkbar.

Ich hoffe, ich konnte zeigen, was für ein Vorteil mit jterms zu erzielen ist. Natürlich ist dieser Fall fiktiv. Er hat aber einen realen Ursprung, reale Aufwandschätzung und die Preisgestaltung für eine Individuallösung im beschriebenen Fall ist heutzutage bei den IT-Beratungsunternehmen üblich.

Als nächstes kann man die allgemeinen Kundenvorteile und -Nutzen angucken, oder auf die technischen Details der jterms-Plattform eingehen.